Die Prozessgruppe ist auf Arbeitsebene angesiedelt und setzt sich zusammen aus Vertreter/innen aller fünf Standorte sowie des Projektträgers.
Sie hat im Jahr 2017 insbesondere verlässliche Strukturen für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Gesamtprojekt geschaffen und didaktisch-methodische Konzepte erstellt. Im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit hat sie z. B. anlässlich der Veranstaltung zum „Bildungsdialog 4.OWL“ am 22.11.2017 den aktuellen Projektstand präsentiert (im Video ab 01:46).
Im Jahr 2018 stand insbesondere die Verfeinerung der Grobplanungen bis auf die Ebene von Lernsituationen für spezifische Zielgruppen im Vordergrund. Geplant wurde ein Projekttag mit unterschiedlichen Arbeitsaufträgen sowohl in technischer als auch kaufmännischer Sicht.
Die Steuergruppe wurde im Jahr 2018 neu geschaffen, um die operativen Prozesse stärker mit dem Projektmanagement zu verzahnen. Diesem ebenfalls paritätisch besetzten Gremium gehören neben Vertreter/innen der Berufskollegs und der Projektkoordinatorin auch die technische und die pädagogische Leitung der CPF an.
Die strategischen Entscheidung werden in der Leitungsgruppe getroffen. Dieser gehören die Leitungen der vier Berufskollegs, des Eigenbetriebs Schulen als Projektträger und der Lippe Bildung eG an.